ChatGPT kurumsal mı, Microsoft 365 Copilot mu? Lisans almadan önce sorulacak 6 soru

Pazartesi sabahı toplantıdasınız. Satış ekibi, geçen hafta müşteri teklifini yetiştiremediği için hayıflanıyor. Pazarlama, sosyal medya içerikleri için saatlerini harcadığından dem vuruyor. Muhasebe ise faturaları tek tek kontrol etmekten şikayetçi. Herkes, "Keşke bir robot olsa da şu tekrarlayan işleri yapsa" diye iç geçiriyor. Tam o sırada, toplantı başkanı "Yapay zeka lisansı alalım mı?" diye soruyor. Birden sessizlik oluyor. Herkes birbirine bakıyor. Hangi lisans? Ne işe yarayacak? Kim kullanacak? Nasıl kullanılacak? Bu soruların cevabını vermeden lisans almak, para harcayıp çekmecede duran bir yazılıma sahip olmak demek.

Yapay zeka lisansı almak kolaydır, asıl mesele lisansı almadan önce doğru soruları sormak ve ekibin bu araçları iş süreçlerine nasıl entegre edeceğini planlamaktır.

Bir şirket yapay zeka lisansı almaya karar verdiğinde, genelde ilk akla gelenler ChatGPT'nin kurumsal versiyonu ya da Microsoft 365 Copilot oluyor. Bu iki araç, farklı yapıda ve farklı entegrasyon derinliğinde çözümler sunar. Doğru kararı verebilmek için kendinize 6 temel soru sormanız gerekir:

1. Şirket Microsoft 365 mi, Google Workspace mi kullanıyor?

Bu ilk ve en temel soru. Şirketinizin mevcut teknoloji altyapısı, hangi aracı seçeceğinizi büyük ölçüde belirler.

• Microsoft 365 Copilot: Eğer şirketiniz Microsoft 365 ekosistemini yoğun olarak kullanıyorsa, yani Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams gibi uygulamalar iş akışınızın merkezindeyse, Copilot sizin için daha doğal bir seçim olabilir. Copilot, bu uygulamaların içine entegre olur ve onların içindeki verileri kullanarak size destek verir. Örneğin, Teams'deki toplantı notlarını özetleyebilir veya Word'de taslak bir metin oluşturabilir. Mevcut verilerinizle daha derinlemesine etkileşim kurar.

• ChatGPT Kurumsal (Team, Enterprise): Şirketiniz Google Workspace (Gmail, Google Docs, Sheets vb.) kullanıyorsa veya kullandığınız uygulamalar çeşitlilik gösteriyorsa, ChatGPT'nin kurumsal versiyonları daha esnek bir çözüm sunabilir. ChatGPT, farklı platformlardan bağımsız olarak çalışır ve API'leri aracılığıyla diğer uygulamalarla entegre edilebilir. Yani, mevcut altyapınız ne olursa olsun, ChatGPT'yi bir "beyin" olarak kullanıp diğer sistemlerinize bağlayabilirsiniz. Bu, daha bağımsız bir yapay zeka deneyimi arayanlar için iyi bir seçenek.

Bu ayrım, doğrudan uyumluluk ve entegrasyon maliyetleri açısından önemlidir. Microsoft 365 kullanıcısıysanız, Copilot'un entegrasyonu neredeyse 'tak ve çalıştır' şeklindedir. Google Workspace kullanıcısıysanız, ChatGPT'yi kullanmak için ek entegrasyon çabası gerekebilir.

2. Belgeler ve e-postalar nerede duruyor?

Yapay zeka aracının en değerli olduğu nokta, sizin kurumsal verilerinizle etkileşim kurabilmesidir. Belgelerinizin, e-postalarınızın ve şirket içi yazışmalarınızın nerede depolandığı, hangi aracın daha verimli olacağını gösterir.

• Microsoft 365 Copilot: Copilot, özellikle Microsoft 365 ekosistemindeki verilerinize (SharePoint, OneDrive, Exchange Online gibi) doğrudan erişebilir. E-postalarınız Outlook'taysa, belgeleriniz OneDrive veya SharePoint'teyse, Copilot bu bilgilere kolayca ulaşır ve onları işleyebilir. Bir e-postaya yanıt yazarken geçmiş yazışmaları tarayabilir veya bir rapor hazırlarken ilgili belgeleri bulup özetleyebilir. Bu, Microsoft 365 içinde depolanan verileriniz için büyük bir avantajdır.

• ChatGPT Kurumsal (Team, Enterprise): ChatGPT, doğrudan Microsoft'un depolama alanlarına erişemez. Ancak, çeşitli entegrasyonlar ve "bağlayıcılar" (connectors) aracılığıyla belgelere ve verilere bağlanabilir. Eğer belgeleriniz Google Drive'da, Box'ta veya başka bir bulut depolama çözümündeyse, ChatGPT bu platformlara entegre edilebilir. Önemli olan, bu entegrasyonların kurulumunu ve güvenliğini doğru bir şekilde yapmaktır. ChatGPT'yi kendi şirket verilerinizle beslemek için farklı yöntemler kullanmanız gerekebilir, örneğin verilerinizi sisteme yükleyerek veya API aracılığıyla bağlayarak. Bu konuda şirketinizin gizli verileri güvende mi? kurumsal ChatGPT kullanımı yazıma bakabilirsiniz.

Verilerinizin konumu, yapay zeka aracının "öğrenme" ve "işleme" kapasitesini doğrudan etkiler. Hangi aracın verilerinize daha kolay ve güvenli erişebileceğini belirlemek kritik önem taşır.

3. Aracı kimler, hangi üç iş için kullanacak?

Lisans almak tek başına bir çözüm değildir. Kimin, hangi spesifik görevler için bu aracı kullanacağını netleştirmek, yatırımınızın geri dönüşünü görmek açısından hayati. Bir "pilot ekip" oluşturup, başlangıçta 2-3 temel iş akışına odaklanmak en doğrusu.

• Microsoft 365 Copilot: Eğer ana kullanıcı kitleniz, günlük ofis işlerini (e-posta yazma, sunum hazırlama, rapor özetleme, toplantı notları alma) yapan ofis çalışanlarıysa, Copilot çok uygun bir seçenek olabilir. Örneğin, satış ekibiniz Word'de teklif hazırlarken, pazarlama ekibiniz PowerPoint'te sunum yaparken veya yöneticileriniz Teams toplantılarını özetlerken Copilot'tan faydalanabilir. Buradaki anahtar, Microsoft 365 uygulamalarının içindeki doğal akışlara entegre olmasıdır.

• ChatGPT Kurumsal (Team, Enterprise): Eğer kullanıcılarınız daha çok yaratıcı içerik üretimi (blog yazısı taslağı, sosyal medya gönderileri), kod yazma, araştırma özetleme, karmaşık veri analizi yorumlama gibi görevler için yapay zekayı kullanacaksa, ChatGPT daha esnek ve güçlü bir alternatif sunabilir. Özellikle farklı sektörlerden veya departmanlardan (pazarlama, yazılım geliştirme, AR-GE) çeşitli ihtiyaçları olan ekipler için daha genel bir araçtır. Ayrıca, belirli bir alana özgü dil modelleri oluşturma veya farklı API'lerle entegrasyon yapma yeteneği daha fazladır.

Benim yöntemim şöyle: Bu akışı kurarken önce "Bu aracı kim kullanacak?" sorusunun cevabını ararım. Ardından, o kişinin günlük rutinindeki en çok vakit alan, en tekrarlayan ve en çok hata yapılan üç işi belirlerim. Örneğin, bir satışçının teklif taslağı hazırlaması, bir muhasebecinin fatura özetlemesi veya bir İK'cının iş tanımı yazması gibi. Bu üç iş için bir başarı kriteri belirleriz. Sonra bu işleri yapay zekayla nasıl daha verimli hale getireceğimizi planlarız.

4. Hangi veri araca girmeyecek?

Veri gizliliği ve güvenliği, yapay zeka araçları kullanırken göz ardı edemeyeceğiniz bir konu. Hangi verilerin yapay zeka aracına yüklenip hangilerinin yüklenmeyeceğini baştan belirlemeniz gerekir. Özellikle KVKK ve şirket içi gizlilik politikalarınız bu noktada belirleyici olmalı.

• Microsoft 365 Copilot: Microsoft, Copilot'ın Microsoft 365 veri güvenliği ve gizliliği standartlarına uygun çalıştığını belirtir. Verileriniz Microsoft 365 sınırları içinde kalır ve Copilot tarafından model eğitimi için kullanılmaz. Ancak, yine de hassas müşteri bilgileri, finansal detaylar veya patent başvuruları gibi çok özel verilerin doğrudan Copilot ile paylaşılıp paylaşılmayacağına dair şirket içi bir politika belirlemeniz önemlidir. Copilot, sizin verilerinizi kullanarak yanıtlar üretir, ancak bu verileri genel modelini eğitmek için kullanmaz.

• ChatGPT Kurumsal (Team, Enterprise): OpenAI, kurumsal planlarda (Team ve Enterprise) kullanıcı verilerinin model eğitimi için kullanılmadığını açıkça belirtir. Bu planlar, bireysel ChatGPT kullanımından farklı olarak daha güçlü veri gizliliği taahhütleri sunar. Ancak, yine de hangi verileri sisteme gireceğiniz, hangi belgeleri yükleyeceğiniz konusunda şirket içinde net sınırlar çizmelisiniz. Özellikle dış kaynaklardan alınan, gizlilik anlaşmalarıyla korunan verilerin sisteme girişini kısıtlamak gerekebilir.

Bu sorunun cevabı, sizin KVKK ve yapay zeka: müşteri verilerini nasıl korursunuz politikanızla doğrudan ilişkilidir. Her iki platform da kurumsal düzeyde gizlilik önlemleri sunsa da, nihai sorumluluk sizde. Bir hata, büyük sonuçlar doğurabilir.

5. Yazılı bir kullanım kuralı var mı?

Yapay zeka araçları güçlüdür, ancak yanlış veya bilinçsiz kullanım ciddi sorunlara yol açabilir. Bu nedenle, bir yazılı kullanım kuralı (policy) oluşturmak zorunludur. Bu kurallar, hem yasal hem de etik açıdan şirketinizi koruyacaktır.

• Microsoft 365 Copilot ve ChatGPT Kurumsal (Team, Enterprise): Her iki araç için de geçerli olacak genel bir kullanım kuralı oluşturmanız gerekir. Bu kurallar şunları içerebilir:
  • Gizlilik: Hangi tür bilgilerin yapay zeka araçlarına girilebileceği (örn. kişisel veri, ticari sır vb.).
  • Doğruluk kontrolü: Yapay zeka tarafından üretilen çıktıların her zaman insan tarafından kontrol edilmesi gerektiği.
  • Yaratıcılık ve özgünlük: Yapay zeka çıktısının doğrudan kopyalanmaması, üzerinde değişiklik yapılması ve şirketin kendi sesine uygun hale getirilmesi.
  • Sorumluluk: Yapay zeka tarafından üretilen içerikten kimin sorumlu olduğu.
  • Eğitim: Kullanıcıların aracı doğru ve verimli kullanabilmeleri için alacakları eğitimler.

Benim bakış açıma göre, bu kullanım kuralını sadece "yasakları" içeren bir liste olarak değil, aynı zamanda "en iyi uygulamaları" ve "nasıl kullanılması gerektiğini" de açıklayan bir rehber olarak düşünmek gerekir. Ekip, neyi neden yapmayacağını bilmeli, ama aynı zamanda neyi nasıl yapacağını da öğrenmeli.

6. İlk 30 günü kim sahiplenecek?

Bir yapay zeka lisansı almak işin en kolay kısmı. Asıl zorluk, ekibin bu araçları günlük iş akışlarına entegre etmesi ve benimsemesi. İlk 30 gün kritik önem taşır ve bu süreci yönetecek bir "sahip" atanması gerekir.

• Microsoft 365 Copilot ve ChatGPT Kurumsal (Team, Enterprise): Her iki durumda da, lisans alımından sonraki ilk 30 gün bir adaptasyon ve öğrenme sürecidir. Bu süreci kimin yöneteceğini netleştirmelisiniz.
  • Teknik Sahip: Genellikle IT departmanından veya dijital dönüşüm ekibinden bir kişi, teknik kurulumları, entegrasyonları ve olası sorun gidermeyi üstlenir.
  • Kullanım Sahibi (Şampiyon): Her departmandan veya pilot ekipten birer kişi, yapay zeka aracını kendi iş akışlarına entegre etmekle görevli "şampiyon" olabilir. Bu kişiler, diğer ekip üyelerine yol gösterir, en iyi pratikleri paylaşır ve geri bildirimleri toplar.
  • Eğitim Sahibi: Ekibin lisanstan sonra ekip eğitimi almasını sağlayacak, eğitim içeriklerini planlayacak ve sunacak bir kişi veya ekip (örneğin İK veya özel bir eğitim danışmanı) olmalı.

Bu ilk 30 gün içinde, yapay zeka aracının potansiyelini keşfetmek, ilk akışları kurmak ve ekipten geri bildirim toplamak çok önemlidir. Bu süreç iyi yönetilmezse, lisans alınan araç çekmecede kalır ve yatırımınız boşa gider. Unutmayın, kurumsal yapay zeka eğitimi bu süreçte vazgeçilmezdir.

Sonuç olarak, ChatGPT kurumsal planları ile Microsoft 365 Copilot arasındaki seçim, şirketinizin mevcut altyapısına, kullanım senaryolarına ve veri yönetimi stratejisine bağlıdır. Her iki araç da güçlü yapay zeka yetenekleri sunar, ancak entegrasyon ve kullanım modelleri farklıdır. Lisans almadan önce bu altı soruyu kendinize sorarak doğru kararı verebilirsiniz.

Hangi aracı seçerseniz seçin, ekibe öğretmeyi ve ilk akışları kurmayı birlikte yapabiliriz. Ücretsiz Check-Up beş dakika sürer; raporunuz form tamamlandığında ekranda açılır.

Sedat Bektaş
Bir şirkette, ekiplerin tekrar eden işleri için her gün yapay zekayla akışlar kuruyorum. Nasıl çalıştığımı ve yazıları nasıl hazırladığımı Hakkında sayfasında anlattım.